Dataskyddsbeskrivning

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), Artiklarna 13 och 14.
Uppgjort 22.5.2018, senast uppdaterat 26.1.2026.

1. Registrets namn

Vetenskapsbiblioteket Tritonias låntagarregister

2. Personuppgiftsansvarig

Vasa universitet / Vetenskapsbiblioteket Tritonia (FO-nummer: 0209599-8)
Wolffskavägen 34, 65200 Vasa
Telefon: 029 449 800, e-post: tietosuoja@uwasa.fi

3. Den personuppgiftsansvariges representant och kontaktpersoner

Biblioteksdirektör Anne Lehto
Wolffskavägen 34, 65200 Vasa
+358 29 449 8500, anne.lehto@uwasa.fi

4. Kontaktuppgifter till dataskyddsombud

Telefon: 044 449 800, e-post: tietosuojavastaava@uwasa.fi

5. Namn på register

Låntagarregister för Vetenskapsbiblioteket Tritonias bibliotekssystem.

6. Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Vetenskapsbiblioteket Tritonia är bibliotek för följande högskolor:

• Vasa universitet
• Vasa yrkeshögskola
• Yrkeshögskolan Novia (enheterna i Vasa och Jakobstad)
• Centria yrkeshögskola (Jakobstads campus)

Tritonia använder bibliotekssystemets låntagarregister för att sköta bibliotekets kundrelationer.

7. Rättslig grund för hantering av personuppgifter

GDPR 6(1)(e): Uppgift av allmänt intresse

8. Datainnehåll och tid för bevarande av uppgifter

I registret sparas följande uppgifter:

• låntagarens namn, personbeteckning, adress, telefonnummer och e-postadress
• uppgifter om kundgrupp för lånefunktioner
• gruppbeteckning för statistikföring av låneuppgifter
• bibliotekskortsnummer
• lösenord (pinkod) för identifiering
• uppgifter om det material låntagaren har lånat
• uppgifter om det material låntagaren har reserverat
• uppgifter om låntagarens avgifter
• uppgifter om föråldrade kontaktuppgifter, eventuella fullmakter samt åtgärder som vidtagits på grund av oreturnerade lån och obetalda avgifter

Personbeteckning: Personbeteckningen behandlas för att entydigt identifiera personer och administrera skötseln av ärenden (t.ex. lånerättigheter, indrivning av lån som inte återlämnats). Behandlingen grundar sig på en uppgift av allmänt intresse (GDPR 6(1)(e)) och är nödvändig för att den registrerade ska kunna identifieras på ett tillförlitligt sätt.

Obligatoriskt att lämna uppgifter: Det är nödvändigt att uppge personuppgifter (namn, personbeteckning, kontaktuppgifter) för att kunna använda bibliotekstjänsterna. Om uppgifterna inte ges kan bibliotekskortet inte beviljas och tjänsterna kan inte användas.

Bibliotekskortet är giltigt 5 år. Föråldrade bibliotekskort avförs ur systemet och liksom inaktiva kunduppgifter avförs ur systemet efter 3 år. För utbytesstuderande är kortets giltighetstid 1 år. Pappersblanketter bevaras 3 år (Vasa universitets arkivstadga).

9. Varifrån erhålls de personuppgifter som behövs för hanteringen

Som uppgiftskällor används:

• uppgifter som låntagaren uppgett och lagrat i datasystemet
• offentliga adress- och telefonnummertjänster
• uppgifter som lagras i bibliotekets verksamhet
• Befolkningsdatasystemet: Vid indrivning kan den personuppgiftsansvarige kontrollera låntagarens aktuella adressuppgifter i Befolkningsdatasystemet vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata för att uppfylla den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter i anslutning till indrivning av fordringar.

Låntagaren är ansvarig för att meddela om ändringar.

10. Flyttning och överföring av uppgifter

Personuppgifter kan lämnas ut till följande kategorier av mottagare:

• indrivnings- och faktureringstjänster (för hantering av bibliotekets fordringar)
• IT-tjänsteleverantörer och systemleverantörer (för tekniskt underhåll av system)
• leverantörer av säkerhets- och infrastrukturtjänster (servrar, säkerhetstjänster)
• statistik- och rapporteringstjänster (tillhandahållande av icke-personlig statistik)
• Finna-söktjänsten (när användaren loggar in i tjänsten)

Vi lämnar endast ut uppgifter om det är nödvändigt för att genomföra bibliotekets lagstadgade uppgifter eller för att säkerställa den tekniska verksamheten.

11. Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU och EES-området.

12. Principer för skydd av personuppgifter

Universitetet som personuppgiftsansvarig använder behövliga tekniska och organisatoriska arrangemang för att skydda personuppgifterna från olovlig eller olaglig behandling samt från att skadas eller förstöras.

• Manuellt material
  • De blanketter med personuppgifter som användaren fyllt i uppbevaras 3 år i låst utrymme.
• Uppgifter som behandlas automatiskt
  • Låntagarregistret kan användas av personal som arbetar i Tritonia för Tritonias ramorganisationer samt av de IT-planerare som ansvarar för att upprätthålla bibliotekssystemet i den utsträckning arbetsuppgifterna förutsätter. Den server som innehåller låntagarregistret finns i utrymmen som övervakas av IT-centret för vetenskap, CSC. Driftspersonalen har användarrätten till servern.

Bibliotekets personal har tystnadsplikt.

13. Automatiserat beslutsfattande

Inga automatiserade beslut fattas.

14. Den registrerades allmänna rättigheter

• rätt att hos den personuppgiftsansvarige granska vilka personuppgifter om hen som lagrats i registret.
• rätt att kräva att bristfälliga uppgifter kompletteras samt att Vasa universitet korrigerar inexakta och felaktiga personuppgifter om hen utan oskäligt dröjsmål
• rätt att få sina personuppgifter raderade utan oskäligt dröjsmål förutsatt att
  • personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål de insamlades eller i övrigt behandlades
  • den registrerade återtar det godkännande som behandlingen av uppgifterna baseras på och det inte finns någon annan laglig grund för att behandla uppgifterna
  • personuppgifterna har behandlats lagstridigt
  • personuppgifterna måste raderas för att efterfölja lagstadgade förpliktelser baserade på EU-rätt eller nationell rätt.
• rätt att begränsa och motsätta sig behandlingen om
  • den registrerade bestrider riktigheten i sina personuppgifter
  • behandlingen är lagstridig eller den registrerade motsätter sig att hens personuppgifter raderas
  • den personuppgiftsansvarige inte längre behöver personuppgifterna för den behandling som avses, men den registrerade behöver dem för att fastställa, genomföra eller försvara rättsliga krav.
  • den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter på basis av artikel 21 moment 1 i väntan på bekräftelse över att den personuppgiftsansvariges lagstadgade grunder undantränger den registrerades grunder.
• Rätt att återkalla ett samtycke om en behandling grundar sig på samtycke (t.ex. frivillig kommunikation). Största delen av behandlingen baserar sig dock på bibliotekets lagstadgade/offentliga uppgift (GDPR 6(1)(e)), i vilket fall samtycke inte är en rättslig grund.

Den registrerade har också rätt att anföra besvär till tillsynsmyndigheten: Dataskyddsombudsmannens byrå, PB 800, 00531 Helsingfors, www.tietosuoja.fi/sv

Den registrerade kan ha rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat ifall det är fråga om sådana uppgifter som omfattas av den rätten.

Råd och handledning i ärenden som gäller den registrerades rättigheter ges av dataskyddsombudet.

15. Övrig information

När tjänsten används skapas logganteckningar som används för att ombesörja tjänstens dataskydd, utveckla tjänsten tekniskt samt för att upptäcka, förhindra och utreda fel (Informationssamhällsbalken (917/2014) 138 §, 141 §, 144 §, 272 §). Loggarna sparas under den tid de behövs för dessa ändamål och används inte för annat ändamål.

16. Ändring av dataskyddsmeddelandet

Vasa universitet /Vetenskapsbiblioteket Tritonia utvecklar fortgående verksamheten och förbehåller sig rätten att uppdatera detta dataskyddsmeddelande. Ändringar kan också baseras på lagändringar.

Vi rekommenderar att du kontrollerar detta meddelande med jämna mellanrum.

Vid betydande förändringar då vårt dataskyddsmeddelande förändras väsentligt kan vi meddela om detta även på annat sätt innan ändringen träder i kraft.