Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14.
Laadittu 22.5.2018, päivitetty viimeksi 16.6.2026.

1. Rekisterin nimi

Tiedekirjasto Tritonian asiakasrekisteri

3. Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteystiedot

Kirjastonjohtaja Anne Lehto
Wolffintie 34, 65200 Vaasa
Puh. 029 449 8500, anne.lehto@uwasa.fi

4. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Puh. 029 449 8000, tietosuojavastaava@uwasa.fi

5. Rekisterien nimet

Tiedekirjasto Tritonian kirjastojärjestelmän asiakasrekisteri

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tiedekirjasto Tritonia on seuraavien korkeakoulujen kirjasto:

• Vaasan yliopisto
• Vaasan ammattikorkeakoulu
• Yrkeshögskolan Novia (Vaasan ja Pietarsaaren yksiköt)
• Centria ammattikorkeakoulu (Pietarsaaren kampus)

Tritonia käyttää kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriä kirjaston asiakassuhteiden hoitamiseen.

7. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• GDPR 6(1)(e): Yleisen edun mukainen tehtävä

8. Tietosisältö ja säilytysajat

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

• Asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Asiakasryhmätiedot lainaustoimintoja varten
• Tilastointiryhmätunnus lainauksen tilastollista laskentaa varten
• Kirjastokortin numero
• Salasana (PIN-koodi) tunnistautumista varten
• Tiedot asiakkaan lainaamasta aineistosta
• Tiedot asiakkaan aineistovarauksista
• Tiedot asiakkaan maksuista
• Tiedot vanhentuneista yhteystiedoista, mahdollisista valtakirjoista sekä palauttamattomien lainojen ja maksamattomien maksujen aiheuttamista toimenpiteistä

Henkilötunnus: Henkilötunnusta käsitellään asiakkaan yksiselitteiseksi tunnistamiseksi ja asioinnin hallinnoimiseksi (esim. lainausoikeudet, palauttamattomien lainojen perintä). Käsittely perustuu yleisen edun mukaiseen tehtävään (GDPR 6(1)(e)) ja on välttämätöntä rekisteröidyn luotettavaa yksilöintiä varten.

Tietojen antamisen pakollisuus: Asiakastietojen (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot) antaminen on välttämätöntä kirjastopalvelujen käyttämiseksi. Mikäli tietoja ei anneta, kirjastokorttia ei voida myöntää eikä palveluja voi käyttää.

Kirjastokortti on voimassa 5 vuotta. Vanhentuneet kirjastokortit poistetaan kirjastojärjestelmästä. Inaktiiviset asiakkaat poistetaan järjestelmästä 3 vuoden kuluessa. Vaihto-opiskelijoiden kortin voimassaoloaika on 1 vuosi. Paperilomakkeita säilytetään 3 vuotta (Vaasan yliopiston arkistointiohje).

9. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan

Tietolähteinä käytetään:

• Asiakkaan ilmoittamat ja tietojärjestelmään tallentamat tiedot
• Julkiset osoite- ja puhelinnumeropalvelut
• Kirjaston toiminnassa tallentuvat tiedot
• Väestötietojärjestelmä: Perintätapauksissa rekisterinpitäjä voi tarkistaa asiakkaan ajantasaiset osoitetiedot Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä rekisterinpitäjän lakisääteisten saatavien perintään liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi.

Muutosten ilmoittaminen on asiakkaan vastuulla.

10. Tietojen siirto ja luovuttaminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajakategorioille:

• Perintä- ja laskutuspalvelut (kirjaston saatavien käsittelyä varten)
• IT-palvelujen tuottajat ja järjestelmätoimittajat (järjestelmien tekniseen ylläpitoon)
• Tietoturva- ja infrastruktuuripalvelujen tarjoajat (palvelimet, varmistuspalvelut)
• Tilastointi- ja raportointipalvelut (henkilötasottomien tilastotietojen toimittaminen)
• Finna-hakupalvelu (asiakkaan kirjautuessa palveluun)

Luovutamme tietoja vain, mikäli se on välttämätöntä kirjaston lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi tai teknisen toiminnan varmistamiseksi.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

12. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

• Manuaalinen aineisto
  • Asiakkaiden täyttämät asiakastietolomakkeet säilytetään 3 vuotta lukitussa tilassa.
• Automaattisesti käsiteltävät tiedot
  • Asiakasrekisteri on Tritonian kehysorganisaatioiden Tritoniassa työskentelevän henkilöstön sekä kirjastojärjestelmän ylläpidosta vastaavien IT-suunnittelijoiden käytettävissä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa henkilökohtaisilla tunnuksilla. Asiakasrekisterin sisältävä palvelin on Tieteen tietotekniikan keskus CSC:n valvotuissa tiloissa. Palvelimen käyttöoikeus on ylläpitohenkilökunnalla.

Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

13. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

14. Rekisteröidyn yleiset oikeudet

• Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja tutustua tietoihin.
• Oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ja vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.
• Oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että
  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• Oikeus rajoittaa ja vastustaa käsittelyä, jos
  • rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet
• Oikeus peruuttaa suostumus, jos jokin käsittelytoimi perustuu suostumukseen (esim. vapaaehtoinen viestintä). Suurin osa käsittelystä perustuu kuitenkin kirjaston lakisääteiseen/julkiseen tehtävään (GDPR 6(1)(e)), jolloin suostumus ei ole oikeusperuste.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, www.tietosuoja.fi

Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu.

Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava.

15. Muut informoitavat tiedot

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

16. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Vaasan yliopisto/Tiedekirjasto Tritonia kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Suosittelemme, että tarkistat tämän selosteen aika ajoin.

Merkittävissä muutoksissa, joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa.