Tiedekirjasto Tritonian kulkukorttirekisterin tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14
Laatimispvm 22.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Vaasan yliopisto /Tiedekirjasto Tritonia
Wolffintie 34
65200 VAASA
Y-tunnus 0209599-8
Puhelin: 029 449 8000
Sähköposti tietosuoja(at)uwasa.fi
2. Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteyshenkilöt
Palveluteknikko Ilkka Savolainen, Tritonia
Sähköposti: custodians(a)tritonia.fi
Puhelin: 029 449 8250
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Sami Kinnunen
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)uwasa.fi
Puhelin: 0443248761
4. Rekisterien nimet
Tritonian kulkukorttien hallintarekisteri.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tiedekirjasto Tritonia on seuraavien korkeakoulun kirjasto:
- Vaasan yliopisto
- Vaasan ammattikorkeakoulu
- Yrkeshögskolan Novia (Vaasan ja Pietarsaaren yksiköt)
Tritonia käyttää rekisterissä olevia tietoja Tritonia Vaasan lukusalien kulkukorttien hallinnointiin. Kulkukortteja myönnetään ainoastaan Tritonian kehyskorkeakoulujen tutkinto-opiskelijoille.
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Rekisteröity antaa kirjastolle suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn anoessaan kulkukorttia käyttöönsä.
7. Tietosisältö ja säilytysajat
Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
- Sukunimi, etunimi
- Katuosoite
- Postiosoite
- Puhelin
- Korkeakoulu, jossa opiskelija opiskelee
- Sähköposti
- Opiskelijanumero
- Kulkukortti (avain)
- Lupakausi
- Lainauspäivämäärä
Tietoja säilytetään viimeiset viisi vuotta, sitä vanhemmat inaktiiviset ja kortin palauttaneet asiakkaat poistetaan järjestelmästä. Paperilomakkeita säilytetään 5 vuotta.
8. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan
Tietolähteenä käytetään asiakkaan täyttämää paperista kulkukorttilomaketta.
Muutosten ilmoittaminen on asiakkaan vastuulla. Perintätapauksissa osoitetiedot voidaan tarkistaa Väestörekisteristä.
9. Tietojen siirto tai luovuttaminen
Asiakkaan henkilö-, lainaus- ja maksutietoja voidaan luovuttaa laskutusta ja perintää varten kirjaston ulkopuolisille tahoille (Certia).
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirrettä EU tai ETA alueiden ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.
- Manuaalinen aineisto
- Paperiset kulkukorttien hakulomakkeet säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa.
- Automaattisesti käsiteltävät tiedot
- Rekisteri on ainoastaan Tritonian vahtimestareiden ja järjestelmän ylläpidosta vastaavien IT-suunnittelijoiden käytettävissä. Kulkukorttirekisterin sisältävä palvelin on Vaasan yliopistossa valvotuissa tiloissa. Palvelimen käyttöoikeus on ylläpitohenkilökunnalla.
12. Automatisoitu päätöksenteko
Automaattisia päätöksiä ei tehdä.
13. Rekisteröidyn yleiset oikeudet
Rekisteröidyllä on
- oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä mitä häntä koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu
- oikeus vaatia että saa puutteelliset henkilötiedot täydennettyä sekä että Vaasan yliopisto oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä
- oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
- henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
- rajoittaa ja vastustaa käsittelyä jos
- rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden
- käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
- oikeus peruuttaa suostumus
- oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu.
Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava.
14. Muut informoitavat tiedot
Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
15. Tietosuojailmoituksen muuttaminen
Vaasan yliopisto/ Tiedekirjasto Tritonia kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Suosittelemme että tarkistat tämän ilmoituksen aika ajoin.
Merkittävissä muutoksissa joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa.
Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 8.1.2020
